سند چیست؟

سند چیست؟ سند به عنوان یکی از مهم ترین دلایل افراد شناخته می شود. در یک تقسیم بندی کلی اسناد به سند عادی و سند رسمی تقسیم می شوند.

مطابق قانون مدنی، ادله ی اثبات دعوا عبارتند از: اقرار، سند، شهادت، امارات و قسم. از میان ادله اثبات دعوا، سند را برای بررسی برگزیدیم.

در این مقاله به دنبال شناخت کامل سند و انواع آن هستیم.

با گروه وکلای آسا همراه باشید.

سند چیست؟

سند به معنای عام، هر مکتوبی است که دلالت بر امری در خارج نماید.

اما اگر سند را به عنوان یکی از دلایل اثبات دعوا بخواهیم بررسی کنیم، برای تعریف باید به قانون مدنی مراجعه نماییم.

مطابق قانون مدنی ایران، سند به هر نوشته ای گفته می شود که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. در واقع سند باید حاوی دلیل اثبات یک حق باشد.

سند در همین معنا، دارای ارکان، انواع و نکاتی است که در ذیل به آن می پردازیم.

سند چه ارکان (ویژگی هایی) دارد؟

بر اساس تعریفی که قانون مدنی از سند ارائه داده است، برای سند می توان ارکان زیر را بر شمرد:

1. نوشته بودن: سند الزاما باید کتبی باشد. کتبی بودن یک صفت ذاتی برای سند است و از آن جدا نمی شود. پس در این معنا شامل دلایل گفتاری و شفاهی نمی شود. منظور از نوشته هر نوع خط و علامت بر روی اشیائی نظیر کاغذ است.
2. قابلیت استناد: هر نوشته ای را نمی توان سند محسوب کرد. نوشته ای سند محسوب می شود که قابلیت استناد داشته باشد. یعنی بتوان آن را دلیل محسوب کرد. نوشته باید حاوی یک دلیل باشد تا قابلیت استناد پیدا کرده و سند محسوب شود.

“””انواع سند”””

در ماده ی ۱۲۸۶ قانون مدنی، سند به سند رسمی و سند عادی تقسیم شده است. در ذیل به بررسی هر کدام می پردازیم:

سند رسمی چه ویژگی دارد؟

سند رسمی در ماده ی ۱۲۸۷ قانون مدنی تعریف شده است. هر گاه سند در اداره ی ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها تنظیم شود، رسمی محسوب می شود.

پس برای آن که سندی رسمی محسوب شود، وجود سه شرط الزامی است:

۱- سند نزد مامورین رسمی تنظیم شده باشد؛ منظور از مامورین رسمی، مامورین دولتی و مامورین بخش خصوصی است که از طرف دولت برای تنظیم اسناد مامور است.

۲- مامور رسمی برای تنظیم سند مورد نظر صلاحیت داشته باشد. مثلا اداره ی راهنمایی و رانندگی فقط در صدور گواهینامه صلاحیت دارد و نمی تواند اقدام به صدور شناسنامه نماید.

۳- در تنظیم سند مقررات و تشریفات قانونی رعایت شود.

انواع سند رسمی:

سند رسمی بر مبنای قدرت اجرایی آن، به سند رسمی لازم الاجراء و غیر لازم الاجرا تقسیم می شوند.

   1)  اسناد رسمی لازم الاجرا: اسنادی هستند که قانون به آنها قدرت اجرایی می‌دهد. در مورد این اسناد ذی نفع می‌تواند بدون طرح دعوا و گرفتن حکم، درخواست اجرای مفاد سند را بنماید. ماده‌ی ۹۲ قانون ثبت اسناد و املاک، مفاد کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول را لازم الاجرا می‌داند.

ماده ی ۹۳ همان قانون نیز بیان می نماید که کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده لازم الاجرا هستند.

   2)  اسناد رسمی غیر لازم الاجرا: به غیر از موارد فوق، سایر اسناد را نمی توان بدون اقامه ی دعوا و گرفتن حکم اجرا نمود. بخ این دسته اسناد غیر لازم الاجرا گفته می شود.

به چه سندی، سند عادی گفته می شود؟

هر سندی که رسمی نباشد، عادی محسوب می شود. سند عادی بر خلاف سند رسمی، شروط بالا را ندارد.

بنابراین کلیه وصیت نامه های عادی، دفاتر تجاری، اسناد تجاری نظیر چک و سفته، عادی محسوب می شوند.

سند عادی چه انواعی دارد؟

برای اسناد عادی دو گونه تقسیم بندی وجود دارد:

۱- تقسیم اسناد عادی، به اسناد عادی تشریفاتی و اسناد عادی غیر تشریفاتی:

سند عادی تشریفاتی: گاهی قانونگذار برای تنظیم یک سند عادی، تشریفاتی را در نظر می گیرد. مانند تشریفاتی که در قانون تجارت برای تنظیم دفاتر تاجر معین است. وجود این تشریفات موجب رسمی تلقی شدن سند نیست. زیرا هر سه شرط گفته شده در مورد اسناد رسمی باید وجود داشته باشد. اما در مورد اسناد عادی تشریفاتی قانونگذار صرفا رعایت مواردی را تنطیم آنها ضروری می‌داند.

سند عادی غیر تشریفاتی: در مقابل اسناد عادی غیر تشریفاتی هم وجود دارند. در این دسته، صرف وجود ارکان سند، یعنی نوشته بودن و قابلیت استناد، کفایت می کند و شرط دیگری برای صحت آنها لازم نیست.

۲- تقسیم اسناد عادی، به سند عادی لازم الاجرا و سند عادی غیر لازم الاجرا:

سند عادی لازم الاجرا:

اسناد عادی هستند که قانونگذار بعضی آثار اسناد رسمی را بر آنها بار می کند. در واقع این اسناد در حکم سند رسمی هستند.

مزیت سند عادی لازم الاجرا این است که ذی نفع بدون مراجعه به دادگاه و گرفتن حکم، می تواند مفاد سند را اجرا کند.

اجرای این اسناد از طریق دایره اجرای اسناد رسمی ادره ثبت انجام می شود. بارزترین نمونه این اسناد، چک است. همچنین می توان به قبوض اقساطی که به عنوان وام به افراد اعطا می شود اشاره کرد.

سند عادی غیر لازم الاجرا:

سند عادی است که مفاد آن بدون مراجعه به دادگاه و گرفتن حکم قابل اجرا نیست. به این اسناد، اسناد عادی محض هم میگویند.

تفاوت سند رسمی با سند عادی چیست؟

1. تنظیم سند رسمی توسط مامورین دارای صلاحیت و در فرم مشخصی صورت می گیرد. اما تنظیم سند عادی نه فرم مشخصی ندارد. به علاوه هر کسی می تواند سند عادی تنظیم کند و نیاز به مراجعه به شخص یا سازمان خاصی نیست.
2. در تنظیم سند رسمی رعایت تشریفات خاص از سوی مامور تنطیم کننده ی سند الزامی است. اما تنظیم سند عادی معمولا تشریفات خاصی ندارد. مگر اینکه سند عادی تشریفاتی باشد.
3. قدرت اثباتی سند رسمی با سند عادی متفاوت است. اساسا اعتبار سند رسمی نیاز به اثبات ندارد. اما اسناد عادی از نظر اعتبار متزلزل هستند و می توان به اصالت آنها تعرض نمود.
4. مفاد اسناد رسمی علاوه بر طرفین آن سند نسبت به اشخاص ثالث هم معتبر و قابل استناد است. اما در اسناد عادی این ویژگی وجود ندارد.
5. نسبت به یک سند رسمی تنها می توان ادعای جعل را مطرح نمود. اما در خصوص اسناد عادی علاوه بر ادعای جعل، ادعای انکار و تردید نیز امکان پذیر است. منظور از انکار این است که علیه کسی سند عادی ابراز شود، و او خط، مهر یا امضای موجود در سند که به او نسبت داده شده، انکار نماید. تردید نیز به این معناست که سند عادی علیه کسی ابراز شود. اما خط، مهر یا امضای موجود در سند به او نسبت داده نشود. در این صورت کسی سند علیه او ابراز شده می تواند نسبت به اعتبار سند ادعای تردید را مطرح کند.

اسناد عادی در دو مورد اعتبار اسناد رسمی را دارند:

1. طرفی که سند علیه است، این سند را قبول داشته باشد.
2. هر گاه در دادگاه ثابت شود  طرفی که سند را  مورد تکذیب و تردید قرار داده است، آن را امضا کرده و یا مهر زده است.

چگونه بدون مراجعه به دادگاه، مفاد اسناد رسمی را اجرا کنم؟

اگر سند، اعم از رسمی و عادی لازم الاجرا باشد، می توان برای اجرای مفاد آن از اداره اجرای اسناد رسمی اقدام کرد.

یعنی نیازی به رجوع به دادگاه و گرفتن حکم نیست.

البته طبق رای وحدت رویه شماره ۱۲ هیات عمومی دیوان عالی کشور، اگر سند لاز الاجرا باشد، هیچ منعی وجود ندارد که از ابتدا به دادگاه مراجعه شود.

در خصوص اجرای مفاد اسناد رسمی شما هم می توانید از طریق دادگاه و هم می توانید از طریق اداره اجرای ثبت اقدام کنید.

به طور مثال می توان به چک اشاره کرد. که هم می توان چک را از دادگاه مطالبه کرد و هم اجرای  آن را از اجرای ثبت درخواست کرد.

اگر سند اعم از رسمی و عادی غیرلازم الاجرا باشد، حتما باید به دادگاه مراجعه شود. زیرا اجرای مفاد چنین سندی به حکم دادگاه نیاز دارد.

سند تک برگی چیست؟

در گذشته سند رسمی املاک به صورت دفترچه ای بود. اما اکنون سند رسمی املاک، در یک برگ به شکل ذیل تنظیم می شود.

در واقع سند تک برگی جایگزین سندهای دفترچه‌ای شده است.

سندهای تک برگی نسبت به سندهای دفترچه‌ای، امنیت بالاتری دارند. امکان جعل و تغییر محتوای اسناد تک برگی کمتر است.

برای تعویض سند مالکیت دفترچه‌ای و گرفتن سند تک برگی باید به دفاتر ثبت اسناد مراجعه نمایید.

سند مادر چیست؟

حتما با آپارتمان‌هایی مواجه شده‌اید که برای هر واحد آنها سند مالکیت جداگانه‌ای وجود ندارد. بلکه مالک اولیه با یک سند مادر، اقدام به انتقال واحدها می‌نماید. منظور از سند مادر این است که برای هر واحد سند تفکیک شده‌ای که سهم هر کس را مشخص کند وجود ندارد. بلکه یک سند برای کل ملک وجود دارد.

حال باید با طی مراحل برای هر واحد و هر مالک سند جداگانه ای تنظیم شود.

سوال اینجاست که چگونه می توان سند مادر را به سند تفکیکی تقسیم نمود؟

در این مورد زمانی که بین مالکین اختلاف نظر وجود دارد و زمانی که همه هم نظر هستند روش های متفاوتی وجود دارد.

سند تفکیکی چیست؟

هر گاه ملکی بین افراد مختلف مشترک باشد، سپس نسبت به افراز آن اقدام شود، یعنی برای هر مالک سند جداگانه ای تنظیم شود و سهم او به طور کامل و دقیق مشخص گردد،این سند تفکیکی محسوب می شود.

یعنی یک مال چند مالک داشته اما برای هر یک سند جداگانه ای وجود نداشته است.

در نتیجه سهم جداگانه ی آنها مشخص نبوده. اما با صدور سند تفکیکی، سهم هر یک از شرکا از دیگری جدا و مشخص می شود. این مورد به خصوص در حالتی دیده می شود که زمینی بعد از فوت شخصی، به وراث او می رسد. حال وراث در زمین همه با هم شریک هستند. اما سهم هر یک به طور جداگانه مشخص نیست.

سند وکالتی چیست؟

ممکن است مالک ملکی، اقدام به تنظیم وکالتنامه رسمی به نام خریدار یا خریداران می کند. یعنی خریدار وکیل فروشنده می شود.

اما توجه داشته باشید که صرف تنظیم وکالتنامه به نام خریدار، او را مالک نمی نماید. بلکه باید بین طرفین بیع نامه نیز وجود داشته باشد.

همچنین باید فورا نسبت به تنظیم سند رسمی مالکیت به نام خریدار اقدام شود. در هنگام معامله ی وکالتی نکات زیر را رعایت نمایید:

1. حتما بررسی نمایید که فروشنده مالک ملک باشد. می توانید از سند رسمی مالکیت، بیع نامه، صلح نامه و … قابل احراز است.
2. وکالتنامه را به گونه تنظیم نمایید که حق عزل وکیل وجود نداشته باشد.
3. در بیع نامه ی خود مشخصات کامل وکالتنامه شامل: شماره، تاریخ، دفتر اسناد رسمی تنظیم کننده ی وکالتنامه را قید نمایید.
4. حتما برای خریدار به عنوان وکیل حق توکیل به غیر وجود داشته باشد.

 استعلام  سند مالکیت  ملک با کد ملی

قانون از مالکیت و همچنین اطلاعات اشخاص حمایت میکند از همین رو افراد نمی توانند خارج از دادگاه، درخواست استعلام اموال کسی را انجام دهند.

شما صرفا در خصوص اموالی که شاید به نام شما باشد و شما اطلاع نداشته باشید می توانید به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه فرمایید و از آنها درخواست استعلام اموال داشته باشید.

همچنان در صورت انجام معامله، دفتر اسناد رسمی مالکیت فروشنده را از اداره ثبت استعلام میگیرد.

استعلام  املاک در معاملات

زمانی که شما معامله ای انجام می دهید به جهت این امر که شما ذی نفع آن سند هستید، برای شما امکان استعلام معاملات وجود دارد.

جهت تصدیق آنلاین اصالت سند می توانید به سایت سازمان  ثبت اسناد و املاک مراجعه فرمایید.

ابطال سند رسمی با سند عادی

با وجود اینکه سند رسمی از منظر قانونی اعتبار فراوانی دارد به این معنا نیست که با یک سند عادی (مانند بیع نامه یا در عرف قول نامه) نمی تواند سند  رسمی را باطل کرد.

به طور مثال زمانی شخصی ملکی را با دیگری قول نامه کرده است، هر چند سند رسمی به نام فروشنده است و خریدار صرفا یک سند عادی دارد، اما مالک آن ملک خریدار است و اگر به هر علت فروشنده از تنظیم سند رسمی امتناع کند، خریدار با دادخواست  الزام به تنظیم سند رسمی می تواند سند مالکیت رسمی قبلی  را باطل نموده و برای خود سند مالکیت جدیدی اخذ نماید.

اعتبار کپی  برابر اصل سند

طبق ماده ۷۴ قانون ثبت، کپی برابر اصل به منزله اصل سند می باشد.

جهت مشاوره با وکیل ملکی با ما در ارتباط باشید. 22350512